Деловое совещание

Одним из организующих моментов делового совещания является правильно составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам и содержащий следующую информацию:

тема совещания;

цель совещания;

перечень обсуждаемых вопросов;

время начала и окончания совещания;

место, где оно будет проходить;

фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов;

время, отведенное на каждый вопрос;

место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. В тех случаях, когда люди не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов.

Руководителю делового совещания важно:

начать его вовремя;

сообщить о регламенте;

согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

назначить ответственного за регламент и протокол;

предупредить о "снятии" выступлений не по существу вопроса, например эмоциональные оценки людей и событий, мнения вместо конструктивных предложений, сообщение по поводу . и т. п.;

если используется критика, то требовать ее конструктивности: называть конкретные факты и их причины, не переходить на личность, а высказываться по поводу действий и ошибок, предлагать пути решения проблемы, устранения просчета, недостатка;

жестко вести совещание по пути к намеченным целям, для этого обеспечить отдачу от каждого участника и придать конструктивный характер обсуждению в целом;

регулировать направленность и деловитость выступлений, для этого следует не допускать затягивания выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей;

соблюдать корректность дискуссии;

использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания;

подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее;

завершить точно в назначенное время.

Это интересно:

Сальвадор Дали
Многоликий гений, с присущей ему чисто каталонской изменчивостью (столь заметной также у Пикассо и Миро), Дали очень рано проявил себя как человек необычайно живого ума. В 1920-1925 он испытал искушение писать в духе академизма (он получи ...

Заповедник природный и лингвистический
"Визитной карточкой" Красноярска называют расположенный в трех километрах от города заповедник "Столбы", на территории которого находятся многочисленные сиенитовые скалы (столбы). С конца прошлого века здесь сложилась ...

Молодёжная субкультура
Под культурой понимаются убеждения, ценности и выразительные средства, которые являются общими для какой-то группы людей и служат для упорядочения опыта и регулирования поведения членов этой группы. Воспроизводство и передача культуры пос ...