Деловое совещание

Одним из организующих моментов делового совещания является правильно составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам и содержащий следующую информацию:

тема совещания;

цель совещания;

перечень обсуждаемых вопросов;

время начала и окончания совещания;

место, где оно будет проходить;

фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов;

время, отведенное на каждый вопрос;

место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. В тех случаях, когда люди не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов.

Руководителю делового совещания важно:

начать его вовремя;

сообщить о регламенте;

согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

назначить ответственного за регламент и протокол;

предупредить о "снятии" выступлений не по существу вопроса, например эмоциональные оценки людей и событий, мнения вместо конструктивных предложений, сообщение по поводу . и т. п.;

если используется критика, то требовать ее конструктивности: называть конкретные факты и их причины, не переходить на личность, а высказываться по поводу действий и ошибок, предлагать пути решения проблемы, устранения просчета, недостатка;

жестко вести совещание по пути к намеченным целям, для этого обеспечить отдачу от каждого участника и придать конструктивный характер обсуждению в целом;

регулировать направленность и деловитость выступлений, для этого следует не допускать затягивания выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей;

соблюдать корректность дискуссии;

использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания;

подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее;

завершить точно в назначенное время.

Это интересно:

Сюрреалист- знаменитость
По возвращении из следующей поездки в Соединенные Штаты в 1937 году, где он посетил Харпо Маркса в Голливуде и принял участие в работе над сценарием фильма, Дали участвует в другой международной выставке сюрреалистов, на этот раз - в Пари ...

Иконы богородицы
Владимирская. По преданию, эта икона написана апостолом и евангелистом Лукой. Когда апостол показал Богоматери этот образ, Она произнесла: "Благодать Рождшегося от Меня и Моя с сею иконой да будет". На иконе Богоматерь держит ...

Искусство Африки в творчестве Пикассо
Когда в мае 1907 Пикассо случайно зашел в Этнографический музей в Париже (ныне Музей Человека) в старом дворце Трокадеро и впервые увидел маски народов Африки, Океании, Карибского бассейна и Америки, на него все это произвело огромное впе ...